Cuando un organismo público recibe una oferta respaldada por un certificado de indisponibilidad, debe seguir el siguiente procedimiento:

1. 📎 Adjuntar la documentación al ID del proceso de compra

Se debe incorporar al ID del proceso en Mercado Público los siguientes documentos:

• Oferta del proveedor.
• Informe de evaluación.
• Certificado de indisponibilidad.
• Resolución de adjudicación (si corresponde).

En caso de que la oferta haya sido presentada en formato papel, esta debe ser revisada junto con todas las ofertas recibidas electrónicamente, asegurando un análisis íntegro y transparente del proceso.

2. 📝 Validar la documentación y solicitar cambio de estado

Si el proveedor que presentó su oferta en papel resulta adjudicado, la entidad compradora debe remitir un oficio firmado por la autoridad competente a la Dirección de Compras, solicitando el cambio de estado del proceso de "cerrado" a "adjudicado".

Este oficio debe contener, al menos, la siguiente información:

• Datos de contacto institucional.
• Nombre y cargo de la persona responsable del proceso (preferentemente de la unidad de compras).
• Teléfono y correo electrónico.
• ID del proceso de compra.
• Relato detallado de los hechos que justifican la solicitud.

🔔 Importante:
La Dirección de Compras no tiene facultades para subir ofertas al sistema. Solo puede modificar el estado del proceso, previa revisión jurídica de los antecedentes.

3. 🧾 Generar la orden de compra

El organismo público debe crear manualmente la orden de compra. Este paso puede realizarse en paralelo al envío del oficio, con el objetivo de no retrasar la continuidad del proceso de adquisición.

Al momento de crear la orden, en el paso 10, se debe seleccionar la opción:
“Orden de compra para informar”.

⚠️ Consideración final

• La Dirección de Compras no carga ofertas en el sistema.
• Solo puede actualizar el estado del proceso, y dicho cambio debe ser solicitado formalmente mediante oficio.