Está desconectado. Se trata de una versión de solo lectura de la página.
¿Qué funciones desempeña el Representante de la Entidad (anteriormente conocido como "Administrador ChileCompra") en los organismos públicos?
Según la Ley de Compras Públicas y su reglamento, el Representante de la Entidad es la persona designada por cada organismo público para actuar en su nombre en el Sistema de Información y Gestión de Compras Públicas [Art. 17 del Reglamento 661]. Este rol, que en la práctica se asemeja al antiguo "Administrador ChileCompra", tiene las siguientes funciones principales:
Gestión de accesos y perfiles: El Representante es responsable de otorgar y gestionar los accesos al Sistema de Información para los funcionarios de su entidad [Art. 17 del Reglamento 661]. Esto implica asignar claves secundarias para que otros funcionarios puedan operar en el sistema.
Operación en el Sistema de Información: El Representante es quien actúa en nombre de la entidad en el Sistema de Información para llevar a cabo todos los procesos de compra y gestión de contratos [Art. 18 de la Ley 19.886]. Esto incluye ingresar información, emitir órdenes de compra, y gestionar los contratos.
Responsabilidad por la clave maestra: El Representante es el único responsable del uso de la clave maestra que le entrega la Dirección de Compras, de la entrega de claves secundarias y de comunicar cualquier cambio en su persona o facultades a la Dirección de Compras [Art. 17 del Reglamento 661].
Asegurar el cumplimiento normativo: El Representante debe asegurar que todas las acciones realizadas en el Sistema de Información se ajusten a la Ley de Compras y su reglamento [Art. 18 de la Ley 19.886].
¿Qué se debe hacer si la institución no tiene un Representante de la Entidad designado?
En caso de que una institución no haya designado formalmente a un Representante de la Entidad (anteriormente "Administrador ChileCompra"), se deben seguir estos pasos:
Designación Formal: La autoridad competente de la institución (generalmente el jefe superior del servicio) debe designar formalmente a un funcionario como Representante de la Entidad. Esta designación debe estar respaldada por un acto administrativo o legal.
Informar a la Dirección de Compras: La institución debe informar a la Dirección de Compras y Contratación Pública el nombre del representante designado, adjuntando una copia de los antecedentes que acrediten su designación y facultades [Art. 17 del Reglamento 661].
Obtener la clave maestra: Una vez que la Dirección de Compras verifique la documentación, asignará una clave maestra al representante para operar en el Sistema de Información [Art. 17 del Reglamento 661].
Capacitación: Es recomendable que el Representante reciba capacitación sobre el uso del Sistema de Información y las normativas de compras públicas.
Importante:
La figura del Representante de la Entidad es obligatoria para todas las instituciones públicas que deben usar el Sistema de Información para sus compras [Art. 18 de la Ley 19.886].
No es necesario enviar un oficio a la directora de ChileCompra. El proceso de designación y registro se realiza directamente con la Dirección de Compras y Contratación Pública.
En resumen, el Representante de la Entidad es una figura central en la gestión de compras públicas, responsable de la correcta operación del Sistema de Información y del cumplimiento de la normativa. Si una institución no cuenta con un representante designado, debe realizar la designación formal y notificar a la Dirección de Compras para asegurar la operatividad y la transparencia de sus procesos de compra.
En caso de que la institución no cuente con un Administrador ChileCompra, se debe solicitar la creación de este rol mediante un oficio dirigido a la directora de ChileCompra, Sra. Veronica Valle. Este oficio puede enviarse al correo electrónico oficinadepartes@chilecompra.cl, entregarse en la Oficina de Partes ubicada en calle Monjitas 392, piso 10, Santiago, o adjuntarse en un requerimiento a través del Centro de Ayuda de ChileCompra.
