SIGFE, o Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, es la plataforma utilizada por los organismos públicos para registrar y administrar su ejecución presupuestaria y financiera.

En el contexto de las compras públicas, SIGFE se relaciona con los procesos realizados en Mercado Público porque permite registrar los compromisos presupuestarios, las obligaciones y los pagos asociados a las adquisiciones efectuadas por las instituciones del Estado.

El registro en SIGFE se realiza cuando la institución debe reflejar presupuestariamente los compromisos derivados de un proceso de compra.

En términos generales, este registro puede producirse cuando:

• se comprometen recursos presupuestarios para una contratación;
• se registra la obligación de pago derivada de la recepción conforme de bienes o servicios;
• o se ejecuta el pago al proveedor.

Cada institución puede contar con procedimientos internos específicos que regulen el momento exacto en que estos registros deben efectuarse en SIGFE.

La orden de compra emitida en Mercado Público es el instrumento que formaliza la contratación con el proveedor.

Posteriormente, la institución debe registrar en SIGFE la información financiera asociada a dicha contratación, como el compromiso presupuestario, la obligación de pago y el pago efectivo al proveedor.

Esto permite mantener coherencia entre la información registrada en Mercado Público y la ejecución presupuestaria de la institución.

Si se detectan diferencias entre la información registrada en Mercado Público y la registrada en SIGFE, la institución debe revisar los antecedentes del proceso de compra y los registros financieros asociados.

Estas diferencias pueden originarse, por ejemplo, por:

• modificaciones contractuales;
• ajustes en los montos comprometidos;
• errores en el registro de la información;
• desfases entre el registro de la compra y el registro financiero.

En estos casos, corresponde revisar los antecedentes y efectuar las correcciones necesarias conforme a los procedimientos internos de la institución.

El registro en SIGFE normalmente es realizado por las áreas responsables de la gestión financiera o presupuestaria de cada institución.

Sin perjuicio de ello, el área de compras debe coordinarse con dichas unidades para asegurar que la información asociada a los procesos de compra se encuentre correctamente registrada y respaldada.

Esta coordinación es clave para mantener consistencia entre la contratación realizada en Mercado Público y la ejecución presupuestaria institucional.

Una vez que los bienes o servicios han sido entregados y la institución ha otorgado la correspondiente recepción conforme, puede gestionarse el pago al proveedor.

Dicho pago debe registrarse en SIGFE conforme a los procedimientos financieros de la institución, permitiendo reflejar la ejecución del gasto y mantener el control presupuestario correspondiente.

De esta manera, SIGFE permite dejar trazabilidad del gasto asociado a cada proceso de compra.