¿Cómo responder a una solicitud de descargo por una multa?

Si ha recibido una solicitud de descargo por una posible multa, es importante que actúe rápidamente y de forma cuidadosa. A continuación, le explicamos cómo puede responder de manera adecuada:

1️⃣ Revise Detalladamente la Notificación de Descargo

• Identifique el organismo que emite la solicitud de descargo. Puede ser la Dirección ChileCompra o un organismo público.

• Comprenda la razón específica por la cual se le está cobrando la multa. La notificación debe detallar el incumplimiento o situación que dio lugar a la posible sanción.

• Verifique la cláusula de las bases de licitación o contrato que se alega como incumplida. Esto le ayudará a entender los fundamentos de la multa.

• Preste atención al monto de la multa y al plazo que tiene para presentar su respuesta. Si no responde dentro de este plazo, la multa podría aplicarse sin considerar su versión.

2️⃣ Reúna la Información y Evidencia de Respaldo

Documentos clave: Asegúrese de reunir toda la documentación que pueda respaldar su versión de los hechos. Esto puede incluir:

• Órdenes de compra relacionadas.

• Comunicaciones previas con el comprador o ChileCompra.

• Registros de entregas o cumplimiento.

• Justificaciones técnicas o administrativas.

• Si la multa se debe a una situación fuera de su control, como un error del comprador, recoja pruebas que lo respalden.

• Errores en la plataforma: Si el problema está relacionado con un error en Mercado Público, adjunte capturas de pantalla del error, la fecha y hora en que ocurrió, así como cualquier número de incidente que haya reportado al Centro de Ayuda.

3️⃣ Prepare Su Respuesta o Descargo

• Dirija su respuesta al organismo que emitió la solicitud de descargo.

• Proporcione el ID de la licitación o contrato relacionado con la solicitud.

• Sea claro y conciso al explicar su versión de los hechos. Refute cada uno de los puntos mencionados en la notificación de descargo, respaldando su postura con la evidencia que ha recopilado.

• Cite las cláusulas de las bases de licitación o contrato que apoyan su postura.

• Si reconoce algún error o incumplimiento, explíquelo y, si corresponde, indique las medidas correctivas que ha tomado o tomará para evitar que se repita.

• Si considera que la multa no es procedente, exponga sus argumentos de manera clara y fundamentada. Por ejemplo, si la multa es por un retraso causado por un problema con el comprador, presente la evidencia correspondiente.

• Mantenga un tono respetuoso y profesional en todo momento.

4️⃣ Presente su Respuesta a Través de los Canales Indicados

• Revise la notificación para verificar el medio por el cual debe enviar su respuesta. Generalmente, se realiza a través de carta certificada, u otro medio indicado en las bases o pliego de condiciones del contrato.

• Adjunte toda la documentación de respaldo de manera clara y legible.

• Envíe su respuesta dentro del plazo establecido. La plataforma no permitirá el envío una vez vencido el plazo.

• Conserve una copia de la respuesta enviada y de todos los documentos adjuntos como respaldo.

5️⃣ Espere la Resolución del Organismo Responsable

• Evaluación de los descargos: Una vez recibidos sus descargos, el organismo evaluará su respuesta conforme a las bases de licitación o contrato.

• Posibles resultados: Si el organismo considera que su respuesta no es satisfactoria o si no recibe respuesta dentro del plazo, procederá a la aplicación de la sanción respectiva.

• En caso de desacuerdo con la multa: Si la multa es impuesta por una entidad compradora y no está de acuerdo con la decisión, puede seguir el procedimiento establecido para presentar un recurso o apelación.

Puntos Importantes a Recordar

• El plazo para responder es corto, revise el plazo especifico en las bases y en la solicitud de descargos, así que es fundamental actuar rápidamente.

• Fundamente su respuesta con evidencia concreta. Una respuesta bien documentada tiene más posibilidades de ser considerada favorablemente.

• Utilice los canales formales indicados en la notificación para enviar su respuesta.

• Mantenga una copia de toda la documentación enviada.

Siguiendo estos pasos, podrá responder de manera efectiva a una solicitud de descargo por una posible multa.