Guía para Responder un Reclamo en un Proceso de Compra

Cuando recibes un reclamo en un proceso de compra, es fundamental abordarlo con rigurosidad y fundamentación jurídica. A continuación, te explicamos los pasos a seguir:

1️⃣ Identifica la vía del reclamo

📌 Los reclamos pueden ingresarse por distintas vías:
🔹 Sistema de Información y Gestión de Compras y Contrataciones del Estado (mercadopublico.cl).
🔹 Foro de preguntas y respuestas durante la etapa de consultas.
🔹 Correo electrónico u otros canales de la entidad compradora.

📌 Si el reclamo se ingresó en el Sistema de Información, verifica su estado y plazo de respuesta.

2️⃣ Verifica el plazo para responder

📌 Si el reclamo constituye una reclamación administrativa formal según el artículo 30 bis de la Ley número 19.886, el plazo para responder es de cinco días hábiles desde su ingreso en el sistema.

3️⃣ Analiza el contenido del reclamo

📌 Revisión detallada:
🔹 Identifica la infracción o ilegalidad alegada.
🔹 Examina los puntos específicos de la queja y cualquier documentación adjunta.

📌 Distingue el tipo de reclamo:
🔹 Si se trata de una consulta o solicitud de aclaración, responde de manera informativa.
🔹 Si impugna una decisión, fundamenta la respuesta con base en la normativa vigente.

4️⃣ Revisa los antecedentes del proceso de compra

📌 Consulta documentos clave:
🔹 Bases de licitación y anexos.
🔹 Respuestas a consultas previas.
🔹 Ofertas presentadas y acta de apertura.
🔹 Informes de evaluación y resolución de adjudicación.

📌 Verifica si el reclamo tiene sustento en la normativa aplicable y si se ajusta a las reglas del proceso.

5️⃣ Prepara una respuesta clara y fundamentada

📌 Requisitos de la respuesta:
🔹 Debe ser clara, objetiva y técnica.
🔹 Fundamenta con base en las bases de licitación, la Ley número 19.886, su Reglamento y otros cuerpos normativos aplicables.
🔹 Si el reclamo impugna una decisión (inadmisibilidad, evaluación, adjudicación), explica el criterio aplicado citando normativa específica.
🔹 Evita respuestas emocionales o descalificaciones.

📌 Ejemplo de fundamentación:
"De acuerdo con la cláusula X de las bases de licitación y el artículo X del Reglamento, la oferta fue declarada inadmisible por no cumplir con [requisito específico]."

6️⃣ Responde por la misma vía del reclamo

📌 Sistema de Información: Si el reclamo ingresó por mercadopublico.cl, responde en la misma plataforma dentro del plazo legal.
📌 Otras vías: Si se recibió por correo electrónico u otro canal, responde por escrito y mantén registro de la comunicación.

7️⃣ Analiza y responde a la documentación adjunta

📌 Si el reclamante presentó documentos adicionales:
🔹 Examina su contenido y validez.
🔹 Si hay antecedentes erróneos o malinterpretaciones, acláralo en tu respuesta.

8️⃣ Remisión a ChileCompra u otros organismos si corresponde

📌 Si el reclamo sugiere irregularidades graves:
🔹 Si hay indicios de faltas a la probidad, delitos o infracciones a la libre competencia, ChileCompra puede remitir los antecedentes a:
🔸 Ministerio Público (si hay posibles delitos).
🔸 Fiscalía Nacional Económica (si afecta la libre competencia).
🔸 Contraloría General de la República (si hay presuntas irregularidades administrativas).

9️⃣ Conserva la documentación del proceso

📌 Respaldo obligatorio:
🔹 Guarda copia del reclamo, tu respuesta y todos los antecedentes relacionados.
🔹 Asegura la trazabilidad del proceso en caso de futuras auditorías o fiscalizaciones.

📌 Resumen de pasos para responder un reclamo en un proceso de compra

✅ Identifica la vía de ingreso y el plazo de respuesta.
✅ Analiza el contenido y revisa los antecedentes del proceso.
✅ Prepara una respuesta clara y fundamentada en bases y normativa.
✅ Responde por la misma vía en que se recibió el reclamo.
✅ Considera la documentación adjunta y respóndela adecuadamente.
✅ Remite el caso a ChileCompra u otros organismos si hay indicios de irregularidades.
✅ Guarda un registro de toda la documentación.