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La gestión eficiente de una Orden de Compra es fundamental dentro del Sistema de Información y Gestión de Compras y Contrataciones del Estado (mercadopublico.cl). A continuación, se presentan los pasos y consideraciones esenciales para administrarlas correctamente.
📌 Requisitos previos
>Contar con la autorización presupuestaria que asegure la disponibilidad de fondos.
>Ingresar con tu rol de comprador en mercadopublico.cl y acceder al menú de creación de órdenes de compra.
>Seleccionar al proveedor adjudicado mediante Convenio Marco o licitación.
📌 Datos clave que debe incluir la Orden de Compra
>Descripción clara y precisa de los bienes o servicios a adquirir.
>Cantidad, precio unitario y total de cada ítem.
>Condiciones de entrega y plazos estipulados en la licitación o contrato.
>Una vez creada, la Orden de Compra se envía automáticamente al proveedor mediante el sistema.
>El estado cambiará a "Enviada a proveedor".
📌 Requisitos para proceder al pago
>Verificar que los bienes o servicios entregados cumplen con lo solicitado.
>Registrar la Recepción Conforme en el sistema; este paso es obligatorio para habilitar el pago al proveedor.
📌 Plazo
>La recepción conforme debe realizarse según lo establecido en el artículo 3° de la Ley N° 21.131.
📌 Opciones de cancelación
>Antes de la aceptación del proveedor: puedes cancelarla de forma unilateral.
>Después de la aceptación: requiere acuerdo con el proveedor.
📌 Relación con el PAC
>Las órdenes de compra pueden asociarse a los proyectos e ítems del Plan Anual de Compras.
>Esta vinculación puede realizarse al momento de la creación o posteriormente.
📌 Tipos de modificaciones
>Aumentos de monto o prórrogas deben registrarse en el sistema.
>Se generará una nueva Orden de Compra que refleje los ajustes correspondientes.
📌 Si el proveedor presenta un reclamo
>Debes gestionarlo de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema.
📌 Buenas prácticas
>Supervisar el estado de todas las órdenes de compra para asegurar el cumplimiento de plazos y condiciones.
>Mantener un registro de todas las acciones realizadas en el proceso, para garantizar trazabilidad y transparencia.
✅ Generar la Orden de Compra con información completa y verificada.
✅ Enviar la Orden de Compra al proveedor y monitorear su aceptación o rechazo.
✅ Registrar la Recepción Conforme para habilitar el pago.
✅ Gestionar cancelaciones o modificaciones cuando sea necesario.
✅ Resolver reclamos conforme a la normativa.
✅ Monitorear y mantener registros para asegurar transparencia y cumplimiento.
La transparencia y el apego a la normativa son esenciales en la gestión de órdenes de compra. Cada paso realizado correctamente contribuye a optimizar el proceso.
Si necesitas más información o material de apoyo, visita ayuda.mercadopublico.cl, sección Material disponible, o haz clic en la imagen que se presenta a continuación.
