Guía para la Gestión de una Orden de Compra
La gestión eficiente de una Orden de Compra es clave en el Sistema de Información y Gestión de Compras y Contrataciones del Estado (mercadopublico.cl). A continuación, te explico los pasos y consideraciones más importantes para administrarlas correctamente.
1️⃣ Creación de la Orden de Compra
📌 Requisitos previos:
🔹 Contar con la autorización presupuestaria para garantizar la disponibilidad de fondos.
🔹 Ingresar con tu rol de comprador en mercadopublico.cl y acceder al menú de creación de órdenes de compra.
🔹 Seleccionar al proveedor adjudicado mediante Convenio Marco o licitación.
📌 Datos clave en la Orden de Compra:
🔹 Descripción clara de los bienes o servicios adquiridos.
🔹 Cantidad, precio unitario y total de cada ítem.
🔹 Condiciones de entrega y plazos estipulados en la licitación.
2️⃣ Envío de la Orden de Compra al Proveedor
📌 Una vez creada, la Orden de Compra se envía automáticamente al proveedor mediante el sistema.
📌 El estado cambiará a "Enviada a proveedor".
3️⃣ Seguimiento de la Aceptación o Rechazo por Parte del Proveedor
📌 Plazos y condiciones:
🔹 El proveedor tiene 2 días hábiles para aceptar o rechazar la Orden de Compra.
🔹 Si no la acepta en el plazo, puedes solicitar su rechazo, y esta se considerará definitivamente rechazada tras 24 horas.
📌 Rechazo de la Orden de Compra:
🔹 Solo puede realizarse por causales justificadas establecidas en las bases de licitación.
🔹 Debes monitorear el estado de la Orden de Compra en el sistema.
4️⃣ Recepción Conforme
📌 Requisitos para proceder al pago:
🔹 Una vez entregados los bienes o servicios, debes verificar que cumplen con lo solicitado.
🔹 Registrar la "Recepción Conforme" en el sistema, condición obligatoria para el pago al proveedor.
📌 Plazo:
🔹 La recepción conforme debe realizarse según lo establecido en el artículo 3° de la Ley número 21.131.
5️⃣ Cancelación de la Orden de Compra
📌 Opciones de cancelación:
🔹 Antes de la aceptación del proveedor: Puedes cancelarla unilateralmente.
🔹 Después de la aceptación: Requiere acuerdo con el proveedor.
6️⃣ Órdenes de Compra Parcializadas
📌 Condiciones para entregas parciales:
🔹 Cada despacho debe ser igual o superior a 2 UTM.
🔹 El monto total de la Orden de Compra debe ser igual o superior a 10 UTM.
🔹 La dirección de entrega debe ser única.
7️⃣ Vinculación con el Plan Anual de Compras (PAC)
📌 Relación con el PAC:
🔹 Las órdenes de compra pueden vincularse con los proyectos e ítems del Plan Anual de Compras.
🔹 Se pueden enlazar en el momento de la creación o posteriormente.
8️⃣ Modificaciones a la Orden de Compra
📌 Tipos de modificaciones:
🔹 Aumento de monto o prórrogas deben registrarse en el sistema.
🔹 Se genera una nueva Orden de Compra con los ajustes correspondientes.
9️⃣ Gestión de Reclamos
📌 Si el proveedor presenta un reclamo relacionado con la Orden de Compra:
🔹 Debes gestionarlo conforme a los procedimientos establecidos en el sistema.
🔟 Monitoreo y Seguimiento
📌 Buena práctica:
🔹 Supervisar el estado de todas las órdenes de compra para garantizar el cumplimiento de plazos y condiciones.
🔹 Mantener registro de todas las acciones realizadas en el proceso.
📌 Resumen de pasos clave en la gestión de una Orden de Compra
✅ Generar la Orden de Compra con información completa y verificada.
✅ Enviar la Orden de Compra al proveedor y monitorear su aceptación o rechazo.
✅ Registrar la Recepción Conforme para habilitar el pago.
✅ Gestionar cancelaciones o modificaciones cuando sea necesario.
✅ Resolver reclamos conforme a la normativa.
✅ Hacer seguimiento y mantener registros para garantizar transparencia.
La transparencia y el cumplimiento normativo son esenciales en la gestión de órdenes de compra. ¡Asegura cada paso y optimiza el proceso!