Bajo el dictamen E370752 del 20 DE JULIO DE 2023, la contraloría indica “MEDIDAS PARA DISMINUIR LOS POSIBLES RIESGOS DE CORRUPCIÓN EN MATERIA DE COMPRAS PÚBLICAS”.
En su punto D establece: “Obligatoriedad de programas de integridad y compliance por parte de los proveedores.
¿Qué es un programa de integridad?
Dicho en términos sencillos, un programa de integridad es una guía que ayuda a las organizaciones a actuar correctamente y prevenir conductas indebidas que suponen:
- Preparar documentación y procesos con reglas claras para asegurar un comportamiento honesto, evitar conflictos de intereses y prevenir la infracción de una serie de leyes que se mencionan en el mencionado dictamen.
- Tener mecanismos de control interno para prevenir conductas contrarias a la probidad e integridad.
- Establecer procedimientos de denuncia idóneos de esas conductas, cuando sucedan.
- Considerar sanciones para las personas que incumplan el programa.
- Establecer un período razonable para la revisión y actualización del programa ya que las leyes están permanentemente cambiando.
- ¿Hay algo más que deba hacer el proveedor para que el Programa de Integridad sea calificado positivamente en un proceso de compra pública?
- Sí. Además, es necesario capacitar al personal de la empresa sobre este programa y se debe probar que ello sucedió.
- ¿El proveedor puede sortear este requisito con una declaración jurada o una cláusula en el contrato?
- No, no basta con eso. De hecho, Contraloría expresamente señala que son insuficientes las cláusulas del “pacto de integridad”, que son bajo las cuales los oferentes se comprometían a un actuar ético y lícito.
- ¿Si un proveedor cuenta con un Programa de Integridad, lo debe presentar a la institución contratante durante el proceso de licitación y/o contratación?
- Sí, se sugiere que lo hagas. Recuerda que, además, se debe acompañar la evidencia que acredite que se ha capacitado a su personal sobre el programa.
- ¿Hay algo más que se podría considerar para un Programa de Integridad?
- Es una muy buena práctica establecer un encargado de cumplimiento del programa. El dictamen de Contraloría no exige la existencia de esta persona, pero se recomienda que alguien asuma la responsabilidad de vigilar el efectivo cumplimiento del programa, ya que con ello se sentarán las bases de una cultura de cumplimiento que le ahorrará un sinnúmero de problemas legales y económicos a la empresa. Además, es posible que más de alguna institución considere que el tener a esta persona es un requisito implícito dentro de dicho programa.
- ¿Hay otra razón para avanzar en un Programa de Integridad?
- Sí, la hay. Recientemente se dictó la Ley de Delitos Económicos, la cual vino a endurecer sustancialmente las penas que sufren tanto las personas como las empresas cuando se comenten delitos de cuello blanco, delitos informáticos, etc.
- Pues bien, comenzar con un Programa de Integridad podría ser el puntapié inicial para desarrollar en el corto plazo un Modelo de Prevención de Delitos en tu organización que te servirá para mitigar esta clase de riesgos.
Para que este nuevo requerimiento sea una oportunidad de nuevos negocios y no un problema, los oferentes deben:
- Revisar si se cuenta o no con un Programa de Integridad que cumpla las exigencias de la Contraloría. Si no es así, deben hacerse cargo del asunto.
- Diseñar un plan de capacitación serio y realista que permita cumplir con el estándar necesario. «Hacerse trampa en el solitario» podría salir caro.
- Comprender que esta regulación llegó para quedarse y que lo más inteligente es usarla como una ventaja competitiva que juegue a favor de cada proveedor en los procesos de compra, pues siempre habrá competidores que decidirán “ahorrarse” el trámite de tener un Programa de Integridad. Respecto de ellos contarás con una ventaja que será decisiva en muchas ocasiones.
¿Qué es Compliance?
El "compliance", en términos generales, se refiere al cumplimiento normativo o cumplimiento de las regulaciones y estándares legales, éticos y organizacionales aplicables a una empresa o entidad. Es un término amplio que abarca el conjunto de políticas, procedimientos y controles internos diseñados para asegurar que una organización opere de manera ética y legal, cumpliendo con todas las leyes, regulaciones y estándares relevantes.
- El objetivo principal del compliance es prevenir y detectar violaciones legales o éticas dentro de una organización, así como mitigar los riesgos asociados con tales violaciones. Esto puede incluir el cumplimiento de leyes anticorrupción, normativas de privacidad de datos, regulaciones financieras, normas laborales, entre otras.
- Las funciones de compliance suelen involucrar la creación de políticas y procedimientos, la capacitación del personal, la realización de auditorías internas, la supervisión del cumplimiento de las leyes y regulaciones, y la gestión de riesgos relacionados con el incumplimiento.
- En resumen, el compliance es un enfoque integral para garantizar que una organización cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables, así como con los estándares éticos y las mejores prácticas de la industria.
- El compliance se aplica de manera integral en una organización a través de la implementación de políticas, procedimientos, controles internos, capacitación, monitoreo y gestión de riesgos, con el objetivo de garantizar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y estándares éticos relevantes.