El significado de los diferentes estados de la Orden de Compra (OC) tiene relación con el proceso de gestión en la cual se encuentra.
Enviada a proveedor: La OC es emitida por la entidad compradora a través de www.mercadopublico.cl, pero aún no ha sido aceptada por el proveedor.
Cancelación unilateral: Acción del comprador por la que deja unilateralmente sin efecto una OC enviada, antes de que ésta sea aceptada por el proveedor.
En proceso: La OC ya fue vista por el proveedor y éste efectuó una acción para aceptar o rechazar, pero la acción no ha sido completada. En este estado el comprador ya no puede cancelar unilateralmente una OC.
Aceptada: La OC es aceptada por el proveedor a través de www.mercadopublico.cl, lo que implica que el proveedor debe realizar la entrega de productos o prestar los servicios en las condiciones acordadas.
Cancelación solicitada por el proveedor: El proveedor le solicita al comprador que cancele una OC ya aceptada por aquél. El comprador puede negarse, lo que implica que el proveedor debe realizar la entrega de productos o prestar los servicios en las condiciones acordadas.
Cancelación solicitada por el comprador: El comprador solicita al proveedor que le permita cancelar una OC ya aceptada por éste. El proveedor puede negarse, lo que implica que el proveedor debe realizar la entrega de productos o prestar los servicios en las condiciones acordadas.
Rechazada: Acción del proveedor, por la cual rechaza a través de www.mercadopublico.cl la Orden de Compra previamente enviada por el comprador. Asimismo, en caso de que una OC no haya sido aceptada por el proveedor, la entidad compradora podrá solicitar su rechazo. Se entenderá la OC como definitivamente rechazada, una vez transcurridas 24 horas desde dicha solicitud.
Recepción Conforme: Acción del comprador en la que formaliza la recepción conforme del servicio a través de la plataforma. Esta acción es requisito para el pago de la factura que efectúa el comprador en forma autónoma a través de los sistemas de los que dispone.
Si el proveedor cuenta con esta formalización, puede emitir la factura respectiva. Según la normativa que regula la transferencia y otorga merito ejecutivo a la copia de la factura (Ley N° 20.956 en su artículo 4° que modifica la Ley N° 19.983), se otorga un plazo de ocho días corridos para reclamar una factura desde su recepción, de suerte que, transcurrido el referido plazo sin existir reclamo de por medio, se entiende irrevocablemente aceptada la factura y se presume que las mercaderías han sido entregadas o los servicios han sido prestados (ver Circular N° 4 del SII de 2017 https://www.sii.cl/normativa_legislacion/circulares/2017/circu4.pdf).
Por tanto, desde el octavo día comenzará a contabilizarse el plazo para el pago que las entidades públicas realizan en sus respectivos sistemas financieros. Si el Organismo Público rechaza el documento tributario de cobro, deberá notificar al proveedor del Estado los motivos del rechazo, es decir que no se han recepcionado conforme los bienes y/o servicios o reclamando contra su contenido.